Hinweise zur Datenverarbeitung

Um unsere Informationspflichte nach den Art. 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erfüllen, stellen wir Ihnen nachfolgend gerne unsere Informationen zum Datenschutz dar:

Seit dem 25.05.2018 gilt in Europa die Datenschutzgrundverordnung. Auch als Notare sind wir unmittelbar von den Regelungen betroffen, da der Notar eine öffentliche Stelle der Länder ist. Dieses Amt verpflichtet uns, personenbezogene Daten von natürlichen Personen zu schützen, die formell oder materiell Beteiligte in notariellen Verfahren sind. Die Datenverarbeitung umfasst auch die Anwaltstätigkeit, so dass die folgenden Informationen sowohl für die Verwendung Ihrer Daten bei der anwaltlichen Vertretung als auch für notarielle Angelegenheiten gelten.

Mit diesen Hinweisen kommen wir unserer Pflicht nach, Sie nach Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren:

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortlicher: MICHAEL Rechtsanwälte und Notare (im Folgenden: MICHAEL), Brüderstraße 4-6, D-58285 Gevelsberg, Deutschland,
Email: kontakt@rae-michael.de,
Telefon: +49 (0)2332 – 70410, Fax: +49 (0)2332 – 704120

Als öffentlich-rechtliche Stelle sind wir verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
Dies sind seine Kontaktdaten: Dr. Frank Tykwer, Cäcilienhöhe 173, 45657 Recklinghausen,
Telefon: 02361 / 26991,
E-Mail: rechtsanwalt@dr-tykwer.de

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Wenn Sie uns mandatieren, erheben wir folgende Informationen:


• Anrede, Vorname, Nachname,
• eine gültige E-Mail-Adresse,
• Anschrift,
• Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk)
• Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats im Anwaltsbereich
• notwendig sind
• alle Informationen, die die Notarin / der Notar oder der jeweilige Vertreter jeweils zur Erfüllung Ihres Auftrags benötigt; dazu können auch sensible Daten im Sinne von Art. 9 der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gehören, z. B. Gesundheitsdaten.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

• um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können;
• um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können;
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• zur Rechnungsstellung;
• um Ihren Auftrag im Rahmen unserer beruflichen und verfahrensrechtlichen Verpflichtungen insbesondere nach der Bundesnotarordnung und nach dem Beurkundungsgesetz angemessen erfüllen zu können;
• zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten
Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem
Mandatsvertrag erforderlich.
Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde,) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

Nach § 5 Abs. 4 der Dienstordnung für Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
• Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
• Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften.

Wir weisen Sie ferner daraufhin, dass die Daten auch über diesen Zeitraum hinaus elektronisch gespeichert bleiben, da wir sämtliche Akten auch als elektronische Akte führen.

Im Rahmen unserer notariellen Amtstätigkeit sind wir gesetzlich verpflichtet oder werden von Ihnen beauftragt, Ihre Daten teilweise an Dritte weiter zu geben. Dies sind insbesondere Registergerichte (Grundbuchamt, Handelsregister, Vereinsregister), das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, Finanzbehörden, die Notarkammer, der wir angehören, im Rahmen der von ihr ausgeübten Standesaufsicht gem. § 74 Bundesnotarordnung und unsere Dienstaufsichtsbehörden im Sinne von § 92 Bundesnotarordnung im Rahmen der von ihnen ausgeübten Aufsicht. Eine Weitergabe erfolgt außerdem auch an kommunale Behörden, Landesbehörden sowie Finanzämter, wenn dies zur Durchführung eines von Ihnen gewollten Amtsgeschäfts erforderlich ist.

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.
Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Das Anwaltsgeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

4. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

5. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an kontakt@rae-michael.de. Haben Sie noch Fragen? Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen gern zur Verfügung!