Gesetzesnovelle: Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen nunmehr auch bei elektronischer Korrespondenz (eMail, Fax)

von Rechtsanwalt Christoph Wink  

I. Gegenstand der Gesetzesänderung 

In einer Vielzahl von Einzelgesetzen (AktG, GenG, GewO, GmbHG, HGB) fand sich bislang expressis verbis nur die Verpflichtung der in das Handelsregister (bzw. in das Genossenschaftsregister) eingetragenen Kaufleute und Gesellschaften, bestimmte Pflichtangaben auf ihren Geschäftsbriefen zu tätigen. Der konkrete Inhalt dieser Pflichtangaben ist von der jeweiligen Unternehmensform abhängig und ergibt sich im einzelnen aus den gesetzlichen Bestimmungen.

Rechtlich umstritten war in diesem Zusammenhang die Frage, ob sich die Verpflichtung entsprechend dem Gesetzeswortlaut nur auf Geschäftskorrespondenz in „Papierform“ oder darüber hinausgehend auch auf Korrespondenz auf elektronischem Wege (namentlich eMail oder auch Telefax) erstreckt. 

Der Gesetzgeber hat mit dem recht unscheinbaren Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) vom 10.11.06 diesen juristischen Streit beendet und durch Ergänzung der Formulierung

 „Auf allen Geschäftsbriefen … gleichviel welcher Form …“

in den jeweiligen Einzelgesetzen klargestellt, dass sich die Verpflichtung nunmehr auf jedwede Form der Geschäftskorrespondenz erstreckt. Die Gesetzesänderungen sind zum 01.01.2007 in Kraft getreten.

II. Von der Gesetzesnovelle betroffene Unternehmer/n

All diejenigen Kaufleute und Gesellschaften, die in das Handelsregister (bzw. in das Genossenschaftsregister) eingetragen sind, haben die gesetzlich vorgegebenen Pflichtangaben im Rahmen ihrer Korrespondenz – und ab dem 01.01.07 auch bei der Versendung von eMail und Telefax – zu berücksichtigen. Betroffen sind u.a. die folgenden Unternehmensformen:

• § 80 AktG – Aktiengesellschaft 
• § 25a GenG – Genossenschaft
• § 35a GmbHG – Gesellschaft mit beschränkter Haftung
• § 37a HGB – eingetragene(r) Kaufmann/Kauffrau (e.K. / e.Kfm. / e.Kfr.)
• § 125a HGB – Offene Handelsgesellschaft (OHG)
• § 161 i.V.m. § 125a HGB – Kommanditgesellschaft (KG)

Die Verpflichtung erstreckt sich über die §§ 177a, 125a HGB i.V.m. den zitierten Regelungen des GmbHG und des AktG auch auf typengemischte Gesellschaftsformen (z.B. GmbH & Co. KG, KGaA, GmbH & Co. OHG, AktG & Co. KG, AktG & Co. OHG, etc.).

Für Kleingewerbetreibende, die nicht mit einer Firma im Handelsregister eingetragen sind (hierzu zählt auch die Gesellschaft bürgerlichen Rechts [GbR = BGB-Gesellschaft]), sind in § 15b GewO (Gewerbeordnung) lediglich Regelungen über Pflichtangaben in Geschäftsbriefen enthalten.

§ 15b GewO wurde durch das EHUG nicht geändert. Dies könnte durchaus dafür sprechen, dass der Gesetzgeber Kleingewerbetreibende bewußt vor den verschärften Bestimmungen verschonen wollte. Eine rechtliche Sicherheit besteht hier (insbesondere vor dem Hintergrund des eingangs dargestellten Meinungsstreits) nicht. Es ist daher angeraten, dass auch Kleingewerbetreibende die für sie vorgesehenen Pflichtangaben zugeich auch in ihre geschäftlichen eMails, Telefaxe, etc. aufnehmen.

III. Praxishinweis

Ein Verstoß gegen die gesetzlichen Bestimmungen über die Pflichtangaben kann von den Registergerichten mit Zwangsgeld geahndet werden (im Falle der Kleingewerbetreibenden können Verstöße durch die zuständigen Ordnungsbehörden als Ordnungswidrigkeiten verfolgt werden).

Darüber hinaus besteht die Gefahr einer wettbewerbsrechtlichen Inanspruchnahme (Abmahnung / Geltendmachung von Unterlassungsansprüchen) durch Wettbewerber nach Maßgabe des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), so dass die betroffenen Unternehmen dringend gehalten sind, ihre Geschäftskorrespondenz der aktuellen Gesetzeslage anzupassen.

Dies bedeutet, dass insbesondere die üblichen Telefaxvordrucke (Papier und EDV) und auch die Signaturdateien für den eMail-Verkehr zu modifizieren sind (Letzteres gilt insbesondere auch für die Versendung von eMails über Mobiltelefone, so z.B. mit Blackberry – Funktion).

Die von dem Verfasser zitierten Gesetze sind kostenfrei über die Internetpräsenz des Bundesministeriums der Justiz unter www.gesetze-im-internet.de abrufbar.